Må man optage samtaler hos kommunen?

Må man godt optage samtaler med kommunen?

Jeg har gentagne gange oplevet, at der skrives ting i et referat, som ikke er blevet sagt. Eller at der undlades ting, som jeg direkte har bedt om, bliver noteret. Det betyder, at vi ofte er uenige om, hvilke aftaler der er blevet indgået, og jeg vil derfor gerne optage samtalerne fremover.

Må jeg det og skal jeg i så fald oplyse om det?

Allerførst må jeg udtrykke min ærgrelse over, at dit samarbejde med kommunen er blevet så dårligt, at du er nået til et punkt, hvor du finder det nødvendigt at optage samtalerne. Det er nærmest den ultimative mistillidserklæring, og det burde ikke være nødvendigt.

Men jeg ved jo også godt, at der er stadigt flere, der ligesom dig har mistet tilliden til, at sagsbehandlingen er, som den skal være. Det er en trist udvikling.

Der er imidlertid hverken i den forvaltnings- eller socialretlige lovgivning fastsat regler om retten til at foretage lyd- og billedoptagelser af møder med offentlige myndigheder. Jeg kan derfor desværre ikke svare dig lige så kort og præcist, som du spørger. Så her kommer et lidt længere svar.

Ifølge Ombudsmanden er der ikke noget til hinder for − medmindre andet fremgår af de regler, der gælder for den pågældende myndighed − at en myndighed accepterer, at man som borger optager de samtaler, man deltager i. Man har dog ikke decideret ret til at gøre det. Det skyldes et princip om, at offentlige myndigheder selv sætter rammerne for de møder, som myndigheden afholder.

Det må betyde, at du skal spørge, om det er okay.

Min erfaring siger mig, at sagsbehandlerne generelt accepterer lydoptagelser af samtalerne. Hvis du skulle få et nej til at optage jeres samtaler, skal du have en konkret begrundelse, som forholder sig til behovet for at optage samtalen.

Ombudsmanden er af den opfattelse, at lydoptagelser af møder mellem borgere og forvaltning kan tjene i hvert fald to saglige formål, nemlig dels at sikre dokumentation for, hvad der er sket og sagt under mødet, dels at hjælpe navnlig borgeren til at huske og bearbejde indholdet af mødet. Sidstnævnte henviser til borgere med enten sproglige udfordringer eller kommunikationshandicap.

De formål, du beskriver, matcher nogle af disse formål. Alligevel kan kommunen efter Ombudsmandens vurdering godt sige nej til lydoptagelserne. Det kan begrundes med, at der er andre muligheder for at sikre både dokumentation og repræsentation.

Dels har kommunen notatpligt i sager, hvor der skal træffes afgørelse. Notatpligten omfatter væsentlige sagsbehandlingsskridt (hvilket man må betegne jeres aftaler som) og har til formål at sikre, at det kan klarlægges, hvad der er sket i en sag (dokumentationshensyn) og give mulighed for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt (kontrolhensyn). Kommunen kan således henvise til, at du kan søge aktindsigt, hvis du er usikker på aftalerne.

Du har også ret til at have en bisidder med til møderne, som kan hjælpe dig med at sikre, at der laves klare, skriftlige aftaler.

Så altså: Du har ikke ret til at optage samtalerne, du skal spørge sagsbehandleren, om det er okay, og du skal have en konkret og saglig begrundelse, hvis du får et nej.